Dijital Arşivleme ve Saklama Süresi: Yasal Çerçeve
Dijital dönüşümle birlikte işletmelerin ve kurumların veri ve belgelerini dijital ortamda arşivleme zorunluluğu artmıştır. Bu süreçte, dijital arşivlemenin hukuki boyutu, belge ve bilgilerin saklama süresi, güvenliği ve yasal uygunluğu bakımından büyük önem taşır. Türkiye’de dijital arşivleme ve saklama süreleri, başta Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Elektronik İmza Kanunu ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) gibi mevzuatlarla düzenlenmektedir. Bu makalede, dijital arşivleme ve saklama sürelerine ilişkin yasal çerçeve detaylı olarak ele alınmaktadır.
Dijital Arşivleme Nedir?
Dijital arşivleme, fiziksel belgelerin taranarak veya doğrudan dijital ortamda oluşturularak, elektronik sistemlerde güvenli şekilde saklanmasıdır. Bu yöntem; belge yönetimini kolaylaştırır, erişim hızını artırır ve işletme maliyetlerini düşürür.
Yasal Düzenlemeler ve Saklama Süreleri
1. Vergi Usul Kanunu (VUK)
- Vergiye ilişkin defter, belge ve kayıtların saklama süresi en az 10 yıldır (VUK Madde 146).
- Elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturalar, mali mühür ve/veya elektronik imza ile güvence altına alınmalıdır.
- Elektronik belgeler, değiştirilemez ve erişilebilir şekilde saklanmak zorundadır.
2. Türk Ticaret Kanunu (TTK)
- Ticari defterler, belgeler ve kayıtların saklama süresi 10 yıl olarak belirlenmiştir (TTK Madde 562).
- İşletmeler, ticari belgeleri dijital ortamda saklamak istediklerinde, bu belgelerin güvenliğini ve bütünlüğünü sağlamalıdır.
3. Elektronik İmza Kanunu
- Dijital belgelerin hukuki geçerliliği için elektronik imza veya elektronik mühür kullanılmalıdır.
- Bu yöntemler, belge üzerinde değişiklik yapılmadığının kanıtlanmasını sağlar.
4. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)
- Kişisel verilerin arşivlenmesi ve saklanması sırasında, veri sahibinin haklarına saygı gösterilmeli, veriler sadece gerekli süre kadar tutulmalıdır.
- Gereksiz veri saklama ve paylaşma KVKK kapsamında yaptırımlara sebep olabilir.
Dijital Arşivlemede Uyulması Gereken İlkeler
- Erişilebilirlik: Belgeler ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir olmalıdır.
- Bütünlük ve Değişmezlik: Elektronik belgelerin içeriği değiştirilmemeli, dijital imza veya zaman damgası ile korunmalıdır.
- Gizlilik: Yetkisiz erişim engellenmeli, özellikle kişisel veriler koruma altında tutulmalıdır.
- Yedekleme: Verilerin kaybolmaması için düzenli yedekleme yapılmalıdır.
- Uyumluluk: Kullanılan dijital arşiv sistemleri yasal mevzuat ve teknik standartlara uygun olmalıdır.
Dijital Saklama Süresinin Başlangıcı
Saklama süresi, belgenin düzenlendiği veya kullanıldığı tarihten itibaren başlar. Örneğin, bir fatura veya ticari belge için düzenlenme tarihi esas alınır. Dijital ortamda saklanan belgeler, fiziksel arşiv belgeleri ile aynı süre boyunca muhafaza edilmelidir.
Dijital Arşivleme ile İlgili Uygulama Zorlukları
- Teknolojik Güncellemeler: Sistemler eskiyebilir, uyumluluk sorunları ortaya çıkabilir.
- Veri Güvenliği: Siber saldırılar ve veri kaybı riski sürekli artmaktadır.
- Hukuki Riskler: Saklama koşullarına uyulmaması halinde cezai ve idari yaptırımlar uygulanabilir.
Bu zorlukların önüne geçmek için güçlü altyapı, düzenli denetim ve güncel mevzuat takibi gereklidir.
Özetle
Dijital arşivleme, işletmeler için verimlilik ve maliyet avantajı sağlarken, yasal yükümlülüklere uyulması kritik önemdedir. Türkiye’de dijital belge ve veri saklama süreleri genellikle 10 yıl olarak belirlenmiş olup, bu sürede belgelerin değişmez, güvenli ve erişilebilir biçimde muhafazası zorunludur. Elektronik imza ve zaman damgası kullanımı ile belgelerin bütünlüğü korunmalıdır. KVKK gibi kişisel veri koruma yasalarına da riayet edilerek dijital arşivlerin hukuki ve teknik gereksinimleri eksiksiz karşılanmalıdır.
Anahtar Kelimeler: dijital arşivleme, belge saklama süresi, elektronik imza, VUK dijital belge, ticari belge arşivi, KVKK arşiv uyumu, dijital belge güvenliği, elektronik belge yönetimi